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Desksharing: Alles, was Sie wissen müssen

Desksharing

Was ist Desksharing?

Es ist eine Methode der Arbeitsplatzorganisation, bei der mehrere Mitarbeiter gemeinsame Arbeitsplätze nutzen. Anstatt einen festen Schreibtisch zu haben, wählen Mitarbeiter flexibel einen Platz aus dem Pool und hinterlassen diesen am Ende sauber. Ziel dieses Ansatzes ist eine verbesserte Raumauslastung, erhöhte Flexibilität und effizientere Ressourcennutzung.

Desksharing-Quote: Eine Einführung

Die Quote, auch bekannt als Ratio, zeigt das Verhältnis von verfügbaren Arbeitsplätzen zu Mitarbeitern. Typischerweise wird eine Rate von 1 zu 1,25 (80%) empfohlen, was bedeutet, dass zum Beispiel 40 Arbeitsplätze für 50 Mitarbeiter vorgesehen sind.

Rechtliches: Fester Arbeitsplatz und Betriebsrat

In Deutschland gibt es kein generelles Recht auf einen festen Arbeitsplatz, es sei denn, er wird im Arbeitsvertrag garantiert. Bei der Einführung von Desksharing muss zwar nicht unbedingt die Zustimmung aller Mitarbeiter eingeholt werden, aber ein Austausch mit dem Betriebsrat kann hilfreich sein, obwohl dessen Mitspracherecht rechtlich nicht eindeutig definiert ist.

Branchen-Eignung für Desksharing

Obwohl Tech-Giganten und Beratungsfirmen Pioniere des Desksharings waren, hat sich das Konzept mittlerweile in vielen Branchen etabliert, insbesondere in Bereichen wie Telekommunikation, IT und Versicherungen. Grundsätzlich ist Desksharing für alle Bereiche geeignet, die vornehmlich digital arbeiten und flexible Arbeitsmodelle unterstützen.

Vorbereitung auf Desksharing

Bevor das Konzept eingeführt wird, müssen Arbeitgeber verschiedene Aspekte berücksichtigen:

  • Datenschutz: Vertrauliche Daten sollten geschützt und nicht für alle sichtbar sein.
  • Ergonomie: Die Arbeitsplätze sollten anpassbar und komfortabel sein.
  • Stauraum: Persönliche Gegenstände der Mitarbeiter sollten sicher aufbewahrt werden können.

Regelungen für ein effektives Desksharing

Um Konflikte zu vermeiden, sollten bestimmte Regeln eingeführt werden:

  • Gleichheit: Alle Arbeitsplätze sollten ähnlich ausgestattet sein.
  • Sauberkeit: Hygienemaßnahmen sollten Priorität haben.
  • Verbindlichkeit: Persönliche Gegenstände sollten täglich mitgenommen werden.
  • Konstanz: Möbel oder technische Ausrüstung sollten nicht willkürlich verschoben werden.

Arbeitsplatzreservierung

Es gibt zwei Hauptmethoden zur Arbeitsplatzreservierung:

  1. Wer zuerst kommt, malt zuerst.
  2. Verwendung einer speziellen Desksharing-Software, die Plätze automatisch und systematisch zuweist.

Vor- und Nachteile

Vorteile:

  • Förderung der Kommunikation durch wechselnde Sitzordnungen.
  • Kosteneinsparung durch weniger benötigte Büroflächen.
  • Erhöhung des Unternehmensimages.
  • Stärkung des interteamlichen Austauschs.

Nachteile:

  • Widerstand von Mitarbeitern, die ihren bevorzugten Platz verlieren.
  • Mögliche Gesundheitsrisiken durch geteilte Arbeitsplätze.
  • Zeitverschwendung durch mangelnde Organisation.
  • Kommunikationsbarrieren, wenn Teammitglieder verstreut sitzen.

Fazit zum Desksharing-Konzept

Es bietet eine moderne und flexible Arbeitsplatzlösung, die besonders in Zeiten von Homeoffice und hybriden Arbeitsmodellen an Bedeutung gewinnt. Die Optimierung von Raumressourcen und potenzielle Kosteneinsparungen sind klare Vorteile dieses Konzepts. Allerdings bedarf es einer sorgfältigen Planung und Implementierung, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und das Wohlbefinden der Mitarbeiter berücksichtigt werden. Einige Herausforderungen, wie Datenschutz und Streitigkeiten bei der Platzwahl, können durch klare Regeln und den Einsatz von Technologie angegangen werden. Insgesamt sollte jedes Unternehmen die Vor- und Nachteile individuell abwägen, bevor es sich für eine Einführung von Desksharing entscheidet.

FAQ

Was versteht man unter Desksharing?

Es ist eine Arbeitsplatzorganisation, bei der mehrere Mitarbeiter flexibel einen gemeinsamen Pool von Arbeitsplätzen nutzen. Es gibt keinen fest zugewiesenen Schreibtisch für jeden Mitarbeiter.

Warum wird Desksharing immer beliebter?

Durch den Trend zu Homeoffice, Remote-Arbeit und hybriden Arbeitsmodellen in vielen Unternehmen wird die Raumauslastung optimiert und Ressourcen effizienter genutzt.

Wie wird die Desksharing-Quote berechnet?

Die Quote oder Desk-To-Person-Ratio gibt das Verhältnis von verfügbaren Arbeitsplätzen zur Anzahl der Mitarbeiter an. Zum Beispiel bedeutet eine Rate von 1 zu 1,25, dass 40 Arbeitsplätze für 50 Mitarbeiter vorhanden sind.

Ist es notwendig, den Betriebsrat bei der Einführung von Desksharing einzubeziehen?

Es gibt keine klare Regelung dazu, aber es ist empfehlenswert, den Betriebsrat frühzeitig einzubeziehen, um möglichen Bedenken und Fragen der Mitarbeiter zu begegnen.

Für welche Branchen eignet sich das Konzept besonders?

Das Konzept wurde ursprünglich von großen Tech-Unternehmen und Beratungsfirmen eingeführt. Es eignet sich aber für alle Branchen, in denen hauptsächlich elektronisch und flexibel gearbeitet wird, wie in der Telekommunikation, Energie, IT und Versicherung.

Was sollte vor der Einführung von Desksharing beachtet werden?

Arbeitgeber sollten sicherstellen, dass Datenschutzbestimmungen eingehalten werden, die Arbeitsplätze ergonomisch sind und genügend Stauraum für persönliche Gegenstände der Mitarbeiter vorhanden ist.

Wie können Streitigkeiten bei der Platzwahl vermieden werden?

Durch klare Regeln, zum Beispiel eine „Clean Desk Policy“, und eventuell durch den Einsatz einer Desksharing-Software zur automatisierten Platzvergabe.

Welche Vorteile bietet Desksharing für Unternehmen?

Es fördert die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams, kann Kosten sparen und verbessert das Image des Unternehmens als moderner Arbeitgeber.

Gibt es auch Nachteile beim Desksharing?

Ja, einige Mitarbeiter könnten das Fehlen eines festen Platzes oder die Notwendigkeit, täglich einen Arbeitsplatz zu reservieren, als stressig empfinden. Zudem könnten Krankheiten leichter übertragen werden, und die räumliche Organisation von Teams könnte beeinträchtigt werden.

Wie kann ich sicherstellen, dass alle Mitarbeiter gleich behandelt werden?

Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Arbeitsplätze gleich ausgestattet sind und gleiche Reservierungsregeln für alle gelten, um Diskriminierungen zu vermeiden.

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