Effektives Arbeiten im Coworking Space
Selbstorganisation ist nicht immer einfach. Mit diesem Thema sind vor allem diejenigen konfrontiert, die dezentral und nicht immer in der Nähe des eigenen Teams arbeiten. Wie Coworking Spaces zum selbstorganisierten Arbeiten beitragen können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Die Zusammenarbeit hat sich grundlegend verändert, insbesondere seit der Corona-Pandemie. Dezentrales Arbeiten ist ein Teil des Alltags geworden. Unternehmen wie BMW, Lufthansa und Siemens haben in ihren Büros schon vor der Pandemie mit dem Desk-Sharing begonnen. Sie waren davon ausgegangen, dass die Teammitglieder nicht mehr täglich ins Büro kommen würden. Mit der Pandemie hat sich das Home-Office endgültig durchgesetzt.
Heute ist in fast jeder Stellenausschreibung zu lesen, dass die Möglichkeit besteht, von zu Hause aus zu arbeiten. Viele Unternehmen treffen mit ihren Teammitgliedern vertragliche Vereinbarungen über Home-Office-Regelungen.
Trends in der Zusammenarbeit
Unternehmen weiten ihre Suche nach Talenten aus. Wenn der Arbeitsplatz in einer anderen Stadt liegt, ziehen neue Mitarbeiter nicht mehr um. Zu Hause oder in einem Coworking Space richten sie sich einen Arbeitsplatz ein. Um die richtigen Bewerber zu gewinnen, passen sich die Unternehmen an. Sie bieten flexiblere Arbeitsbedingungen, offenere Regelungen in Bezug auf den Arbeitsort und denken über die Zusammenarbeit für ihre Mitarbeiter als Ganzes neu nach:
- Agile Arbeitsweisen: Es gibt eine Vielzahl von agilen Arbeitsweisen, die es Teams ermöglichen, ihre Zusammenarbeit zu organisieren. Viele davon sind scheinbar auf größere Gruppen und Unternehmen ausgerichtet. Aber auch Solopreneure oder kleine Teams, wie sie häufig im Coworking-Umfeld anzutreffen sind, können mit einigen Tools und Ansätzen ihre Arbeit effizienter gestalten.
- Dezentrale Teams: Das klassische Bild von Teams, die ausschließlich im Büro zusammenarbeiten, gehört der Vergangenheit an. Heute arbeiten Teams häufig in verschiedenen Städten, Ländern und Kontinenten und nutzen Technologien zur effizienten Zusammenarbeit über räumliche Distanzen hinweg.
- Kollaborative Werkzeuge und Plattformen: Aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken sind Tools wie der Messenger-Dienst Slack, das digitale Whiteboard-Tool Mural, Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams oder die Kollaborationsplattform Confluence. Auch über räumliche Distanzen hinweg fördern sie Kommunikation und Zusammenarbeit.
- Flexible Arbeitsmodelle: Um die Zufriedenheit der Beschäftigten und die Produktivität zu steigern, sind Unternehmen zunehmend bereit, traditionelle Arbeitsmodelle zu überdenken und ihren Beschäftigten Flexibilität in Bezug auf Arbeitszeit und Arbeitsort einzuräumen. Die Unternehmen erkennen zunehmend, dass die Qualität der geleisteten Arbeit wichtiger ist als die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden.
Coworking vs. Home-Office: Vor- und Nachteile
Vor allem die soziale Interaktion und Vernetzung wird in Coworking Spaces gefördert. Die Arbeit findet in einem sozialen Umfeld statt und nicht isoliert im Homeoffice. Man lernt andere Menschen kennen bei Workshops, Veranstaltungen, Vorträgen, aber auch in der Kaffeeküche. Für die eigene Arbeit kann der Austausch neue Motivation und Inspiration bringen.
Darüber hinaus bieten Coworking Spaces Flexibilität. Es besteht die Möglichkeit, die Räumlichkeiten nach Bedarf zu buchen und somit flexibel über die Häufigkeit des Besuchs und die zu nutzenden Arbeitsflächen zu entscheiden. Auch die Anmietung von Konferenzräumen für Kundengespräche ist häufig möglich.
Die Nachteile von Coworking Spaces im Vergleich zum Homeoffice sind gering. Zusätzliche Kosten für den Arbeitsplatz und eventuelle Fahrtkosten können ein möglicher Nachteil sein.
Mögliche Ablenkungen durch Gespräche oder Geräusche anderer Coworker können ebenfalls störend sein. Je nachdem, wie der Raum genutzt und eingerichtet ist, kann es auch laut zugehen.
Selbstorganisation: Tipps für Coworker
Selbstorganisation ist eine wichtige Schlüsselkompetenz in einem dynamischen Umfeld wie einem Coworking Space. Im Arbeitsalltag kommt es immer wieder vor, dass man die strategischen Prioritäten aus den Augen verliert, sich im Multitasking verliert oder den Fokus verliert. Unsere drei besten Tipps zur Vorbeugung:
Festlegung strategischer Prioritäten
Für die Festlegung der eigenen Prioritäten sollte man sich als Selbständiger mindestens einmal im Jahr Zeit nehmen. Als Angestellter sollten die strategischen Prioritäten mit den Kollegen erarbeitet werden. So hat man gute Leitplanken für die Selbstorganisation. Die Definition der strategischen Ziele und der damit verbundenen Hindernisse sollte Teil des Prozesses sein. Die Ziele sollten immer hoch gesteckt sein, aber auch realistisch bleiben. Die folgenden Fragen können eine Hilfe bei der Suche nach den relevanten Punkten sein.
- Ziel: Wie sieht meine Welt in einem Jahr aus, wenn ich erfolgreich gearbeitet habe?
- Barriere: Was hindert mich aktuell daran, dieses Ziel zu erreichen?
Die Ziele und Barrieren können auf einer Skala von 1 bis 5 nach zwei Kriterien bewertet werden, um diese Antworten zu priorisieren:
Wenn ich das Ziel erreiche, wie groß ist der potenziell positive Effekt für die Zukunft meiner Kunden oder für mich selbst? (1 = geringer Effekt / 5 = großer Effekt)
Wenn ich das Ziel erreichen will, wie groß sind der Aufwand und das Risiko zu scheitern? (1 = hoher Aufwand und hohes Risiko / 5 = geringer Aufwand und geringes Risiko)
Die Priorität sollte umso höher sein, je höher beide Werte sind. Es sollten nicht mehr als zwei bis drei strategische Prioritäten für jedes Teammitglied definiert werden. Wenn die jeweiligen Ziele erreicht sind, wird der Prozess wiederholt.
Fokus
Um zielgerichtet arbeiten zu können, muss jede Aufgabe und vor allem jede neue Anfrage hinterfragt werden. Ob die investierte Zeit gut angelegt ist, muss klar sein. Die Aufgaben, die Sinn machen, fallen in der Regel in eine der drei folgenden Kategorien:
- Hygienische Aufgaben: Rechnungen ausstellen und bezahlen, Buchhaltung oder Materialeinkauf
- Strategische Aufgaben: Aufträge und ggf. Wachstum sichern, Prozesse entwickeln und automatisieren, Lösungen für Probleme finden.
- Operative Aufgaben: Bezahlte Dienstleistungen erbringen, Waren einkaufen und verkaufen.
Multitasking einstellen
Anrufe, E-Mails oder auch nur kleine Sonderwünsche und Gefälligkeiten: Ablenkungen lauern überall. Prokrastination ersetzt den Flow-Zustand. Wertvolle Zeit geht so schnell verloren. Zwei Maßnahmen helfen, in einen effektiven Arbeitszustand zu gelangen:
- Einrichtung von Fokuszeiten: Handys, E-Mail-Programme und alle Messenger werden in diesen Zeitfenstern von ein bis zwei Stunden ausgeschaltet. Ziel ist es, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren und sich nicht ablenken zu lassen – auch wenn es manchmal sehr verlockend ist.
- „Work in Progress“ einschränken: Es kostet Zeit und Kraft, zwischen verschiedenen Aufgaben, Projekten und Aktivitäten hin und her zu wechseln. Es ist notwendig, sich wieder zu sammeln, einen Einstieg in die Aufgabe zu finden und sich selbst zu motivieren, die ersten Schritte zu gehen. Eine Begrenzung der Anzahl der parallel „erlaubten“ Aufgaben ist daher wichtig. Man zwingt sich, eine Aufgabe zu beenden, bevor man eine neue beginnt. Um dies in einem realistischen Rahmen zu halten, ist es erlaubt, zwischen einigen Aufgaben zu springen. Die Anzahl ist individuell, sollte sich aber in der Regel zwischen 2 und 4 bewegen.
Unter Aufgaben sind hier Tätigkeiten zu verstehen, die zwischen zwei Stunden und zwei Tagen dauern. Die Beantwortung einer einzelnen E-Mail ist daher zu klein. Stattdessen kann man die E-Mails sammeln und sie in einem Block über einen Zeitraum von einigen Stunden bearbeiten. In dieser Zeit sollten keine zusätzlichen Termine oder andere Ablenkungen stattfinden.
