Coworking Spaces sind längst nicht mehr nur das Terrain von Start-ups und Freelancern. Immer mehr große Unternehmen setzen auf Coworking, um ihren Mitarbeitern Flexibilität, kreative Umgebungen und Kosteneinsparungen zu bieten. Doch mit dieser Freiheit kommt auch die Herausforderung, die tägliche Arbeit effizient zu organisieren.
Das Arbeiten in einem Coworking Space bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich. Einerseits bieten flexible Arbeitsplätze eine inspirierende Umgebung, die Networking und Kreativität fördert. Andererseits fehlt oft eine feste Struktur, wie sie in einem traditionellen Büro üblich ist. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
- Ablenkungen: Offene Arbeitsbereiche können laut und geschäftig sein.
- Kommunikation mit dem Team: Die Zusammenarbeit mit Kollegen, die an anderen Standorten arbeiten, erfordert digitale Tools und Disziplin.
- Struktur und Selbstorganisation: Ohne direkte Aufsicht ist es entscheidend, sich selbst zu organisieren.
- Meeting-Räume und Arbeitsplatzverfügbarkeit: Wer früh da ist, sichert sich oft die besten Plätze und Räume.
Tagesstruktur und Routinen etablieren
Ein strukturierter Arbeitsalltag ist entscheidend, um effizient im Coworking Space zu arbeiten. Dazu gehört:
a) Ein fester Arbeitsbeginn und -abschluss
Auch wenn der Coworking Space flexible Arbeitszeiten ermöglicht, ist es hilfreich, sich eine feste Routine zu setzen. Planen Sie eine tägliche Startzeit, um einen produktiven Rhythmus zu entwickeln.
b) To-do-Listen und Prioritäten setzen
- Ein klarer Überblick über Ihre Aufgaben hilft, sich nicht von der dynamischen Atmosphäre ablenken zu lassen. Nutzen Sie Methoden wie:
- Eisenhower-Matrix (Dringlichkeit vs. Wichtigkeit)
- Pomodoro-Technik (Arbeitsintervalle von 25 Minuten mit kurzen Pausen)
Digitale Task-Manager wie Trello, Asana oder Microsoft To Do
c) Tägliche Reflexion
Ein kurzes Fazit am Ende des Arbeitstags hilft, die Erfolge des Tages zu analysieren und Prioritäten für den nächsten Tag zu setzen.
Effektive Kommunikation mit dem Team
Da Sie sich in einem Coworking Space oft nicht im gleichen Büro wie Ihre Kollegen befinden, ist eine klare und regelmäßige Kommunikation entscheidend. Hier sind einige bewährte Methoden:
a) Tägliche Check-ins
Ein kurzes virtuelles Stand-up-Meeting zu Beginn des Tages kann helfen, Prioritäten zu setzen und Missverständnisse zu vermeiden.
b) Geeignete Kommunikationskanäle nutzen
Je nach Art der Kommunikation sollten Sie die passenden Tools verwenden:
- E-Mail für formelle Anfragen und Dokumentationen
- Slack oder Microsoft Teams für schnelle Abstimmungen und informelle Diskussionen
Videokonferenzen (Zoom, Google Meet) für Meetings mit mehreren Personen
c) Transparente Dokumentation
Da spontane Absprachen in einem Coworking Space nicht immer möglich sind, sollten wichtige Informationen schriftlich dokumentiert werden – z. B. in gemeinsamen Google Docs oder Notion.
Fokus und Produktivität in einer offenen Umgebung
Ein gemeinschaftlicher Arbeitsbereich bringt Ablenkungen mit sich. So können Sie sich besser konzentrieren:
a) Kopfhörer und Musik
Noise-Cancelling-Kopfhörer sind eine effektive Möglichkeit, Umgebungsgeräusche auszublenden. Einige produktivitätsfördernde Musikstile sind:
- Instrumentale Musik
- Naturgeräusche oder weißes Rauschen
- Lo-Fi-Beats
b) Feste Arbeitsbereiche nutzen
Falls möglich, sollten Sie sich einen regelmäßigen Platz in einem ruhigeren Bereich des Coworking Spaces sichern. Viele Coworking Spaces bieten Ruhezonen oder Fokusbereiche an.
c) Ablenkungen minimieren
- Handy in den Flugmodus oder außerhalb der Reichweite legen
- Social Media während der Arbeitszeit blockieren (z. B. mit Browser-Extensions wie „StayFocusd“)
- Gezielte Pausen einplanen, um nicht ständig abgelenkt zu sein
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Meetings und Kollaboration effizient gestalten
Meetings in einem Coworking Space sind oft schwieriger zu organisieren, da Besprechungsräume reserviert werden müssen und die Umgebung unberechenbar sein kann. Hier einige Tipps:
a) Frühzeitig Räume buchen
Da Meeting-Räume in Coworking Spaces begrenzt sind, sollten Sie diese möglichst frühzeitig reservieren.
b) Kurze und zielgerichtete Meetings
Vermeiden Sie unnötig lange Meetings, indem Sie:
- Eine klare Agenda mit Zeitvorgaben festlegen
- Entscheider und relevante Teilnehmer vorher festlegen
Nachfolgende Maßnahmen und Verantwortlichkeiten festhalten
c) Hybride Meeting-Strategien entwickeln
Da einige Teammitglieder möglicherweise remote arbeiten, sollten Sie hybride Meeting-Formate etablieren, z. B. durch:
- Mikrofone und Kameras in Meeting-Räumen
- Digitale Whiteboards (z. B. Miro, MURAL) für interaktive Zusammenarbeit
Zusammenfassungen der Meetings für abwesende Kollegen bereitstellen
Netzwerken und soziale Interaktion nutzen
Coworking Spaces bieten eine großartige Gelegenheit, sich mit anderen Fachkräften zu vernetzen. So können Sie das Beste daraus machen:
a) Networking-Events besuchen
Viele Coworking Spaces organisieren regelmäßig Meet-ups, Workshops oder After-Work-Veranstaltungen. Nutzen Sie diese Gelegenheiten, um sich mit anderen auszutauschen.
b) Gezieltes Networking
Anstatt nur passiv auf Kontakte zu warten, können Sie gezielt auf interessante Personen zugehen – sei es beim Kaffeeholen oder während gemeinsamer Mittagspausen.
c) Kooperationen prüfen
Oft ergeben sich in Coworking Spaces spannende Kooperationsmöglichkeiten, die für Ihr Unternehmen oder Ihre Karriere von Vorteil sein können.
Selbstmanagement und Wohlbefinden im Coworking Space
Da es im Coworking Space keine feste Bürostruktur gibt, ist es wichtig, sich selbst um das eigene Wohlbefinden zu kümmern.
a) Gesunde Arbeitsweise etablieren
- Ergonomische Sitzhaltung beachten
- Regelmäßige Pausen einlegen und kleine Spaziergänge machen
Ausreichend Wasser trinken
b) Flexibilität als Vorteil nutzen
Nutzen Sie die Möglichkeit, verschiedene Arbeitsplätze zu testen – z. B. Stehtische für Abwechslung oder eine ruhige Ecke für konzentrierte Aufgaben.
c) Work-Life-Balance bewahren
Da Coworking Spaces oft eine lebendige Atmosphäre haben, kann es schwerfallen, den Arbeitstag klar abzuschließen. Setzen Sie sich feste Zeiten, um Feierabend zu machen und den Arbeitsplatz zu verlassen.
Fazit: Mit Struktur und Strategie zum Erfolg
Das Arbeiten in einem Coworking Space kann eine spannende und produktive Erfahrung sein, wenn man sich bewusst organisiert. Durch eine klare Struktur, effektive Kommunikation, gezieltes Networking und eine bewusste Gestaltung der eigenen Arbeitsumgebung lässt sich die tägliche Arbeit in einem Coworking Space optimal managen. Wer die richtigen Strategien anwendet, kann nicht nur seine Effizienz steigern, sondern auch von den vielen Vorteilen dieser flexiblen Arbeitsumgebung profitieren.
