In einem Coworking Space kann man auch ohne klassischen Empfangsbereich einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Ob du als Gründer:in, Freelancer oder kleines Team arbeitest – die Art und Weise, wie du Kunden empfängst, prägt maßgeblich das Bild deiner Marke. Hier sind die 10 besten Tipps, wie du professionell, sympathisch und authentisch auftrittst.
Noch bevor der Kunde deine Hand schüttelt, formt er unbewusst ein Bild: Ist der Eingangsbereich sauber? Ist der Standort leicht zu finden?
Tipp: Sorge für ein deutliches Türschild, digitale Wegbeschreibung in Einladungen und ggf. ein kleiner Hinweis im Eingangsbereich wie:
🟡 „Willkommen! [Dein Firmenname] ist im 2. OG – wir freuen uns auf Sie!“
2. Empfang mit Persönlichkeit – auch ohne Rezeption
Viele Coworking Spaces haben keinen festen Empfang. Das ist kein Nachteil – du bist der Gastgeber.
Begrüße den Kunden mit einem Lächeln, einem festen Blickkontakt und einem freundlichen Satz wie:
„Hallo Herr/Frau [Name], schön, dass Sie da sind. Ich hoffe, Sie haben den Weg gut gefunden!“
Authentizität schlägt Floskeln – sei offen, aber professionell.
3. Die Umgebung zählt: Aufgeräumter Arbeitsplatz & Atmosphäre
Ein unaufgeräumter Schreibtisch, Kaffeebecher von gestern oder Krümel auf dem Boden? Das wirkt unkonzentriert.
Achte darauf, dass dein Platz ordentlich, gut gelüftet und angenehm beleuchtet ist.
Bonus: Ein frisches Getränk, ein dezentes Raumparfum oder eine Zimmerpflanze setzen zusätzliche Akzente.
4. Klare Orientierung bieten
Für Erstbesucher ist vieles ungewohnt: Wo ist das WC? Wo gibt’s Kaffee?
Nimm die Unsicherheit, bevor sie entsteht. Sag zum Beispiel:
„Wenn Sie möchten, bedienen Sie sich gerne an der Kaffeemaschine. Die Toiletten sind gleich links beim roten Vorhang.“
Ein kleiner Aufsteller mit „Herzlich willkommen“ oder ein digitales Schild auf dem Tablet unterstreichen deine Gastgeberrolle.
5. Getränke anbieten – der unterschätzte Eisbrecher
Kaffee, Wasser oder Tee sind nicht nur höflich, sondern ein sozialer Katalysator.
Statt zu fragen „Möchten Sie was trinken?“, sage lieber:
„Ich hole uns schnell einen Kaffee – lieber mit Hafermilch oder klassisch?“
Wenn du wiederverwendbare Tassen mit deinem Branding hast: umso besser.
6. Gesprächseinstieg mit Fingerspitzengefühl
Bevor es ins Business geht, bricht ein lockerer Einstieg das Eis:
„Waren Sie schon mal in diesem Coworking Space?“
„Ich liebe den Blick aus unserem Fenster – bei klarer Sicht sieht man bis zum Fluss.“
Das zeigt Persönlichkeit, ohne zu privat zu sein.
7. Deine Marke subtil sichtbar machen
Auch im Shared Office kannst du Branding sichtbar machen:
- Dein Logo als Bildschirmschoner oder am Laptop-Aufkleber
- Ein minimalistisches Schild auf deinem Tisch
- Eigene Notizblöcke, Stifte oder Karten mit Firmen-Design
Das wirkt nicht aufdringlich – sondern zeigt: Du bist etabliert und durchdacht.
8. Meetingräume clever nutzen
Wenn du einen Besprechungsraum gebucht hast: Bereite ihn persönlich vor.
Teste vorher Beamer, Kamera oder WLAN, stelle Wasser bereit, öffne ggf. ein Fenster.
Vermeide den Satz „Ich glaube, das funktioniert gleich…“ – das wirkt unprofessionell.
9. Follow-up beginnt beim Abschied
Beende das Treffen mit einem sympathischen, klaren Ausblick:
„Vielen Dank für den Besuch – ich sende Ihnen morgen das Angebot zu. Falls etwas dazwischenkommt, melden Sie sich gern direkt bei mir.“
Ein freundlicher Händedruck und ein „Ich freue mich auf unser nächstes Gespräch“ runden den Besuch ab.
10. Bonus: Kleine Aufmerksamkeit mitgeben
Ob Notizblock, Sticker, ein inspirierendes Kärtchen oder sogar ein kleines Produktmuster – ein Giveaway bleibt im Kopf.
Beispiel:
„Hier ist unser kleiner Willkommensgruß – vielleicht begleitet er Sie ja durch den Tag.“
Kleiner Aufwand, großer Effekt.
Fazit: Auch im Coworking-Büro wirkt Professionalität persönlich
Du brauchst keinen Marmorboden oder eine Empfangsdame – du brauchst Haltung, Herz und Vorbereitung.
Mit diesen 10 Tipps wird jeder Kundenbesuch in deinem Coworking-Büro zur kleinen Markenbühne – und zur Chance, aus einem Interessenten einen Fan zu machen.
