In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und flexibler Arbeitsplatzgestaltung stellt sich für viele Unternehmer:innen, Freiberufler:innen und Arbeitnehmer:innen die Frage: Was ist der steuerliche Unterschied zwischen einer Betriebsstätte und dem Homeoffice? Die Unterscheidung hat nicht nur Auswirkungen auf die steuerliche Absetzbarkeit von Kosten, sondern auch auf die Umsatzsteuer, Betriebsprüfung und rechtliche Rahmenbedingungen. In diesem Artikel klären wir, worauf es steuerlich ankommt – und worauf Sie achten sollten.

Was ist eine Betriebsstätte?

Definition laut Abgabenordnung (§ 12 AO):
Eine Betriebsstätte ist eine feste Geschäftseinrichtung, die der Tätigkeit eines Unternehmens dauerhaft dient. Beispiele sind:

• Büro oder Ladenfläche außerhalb der eigenen Wohnung
• Werkstätten oder Praxisräume
• Coworking Spaces (je nach Nutzung)

Wichtig ist: Die Betriebsstätte muss räumlich und organisatorisch vom Wohnbereich getrennt sein und dem Unternehmen eindeutig zugeordnet werden können.

Was ist ein Homeoffice?

Das Homeoffice ist ein Raum innerhalb der eigenen Wohnung oder des eigenen Hauses, der zur beruflichen Tätigkeit genutzt wird. Dabei wird zwischen zwei Varianten unterschieden:

1. Arbeitszimmer nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG: Ein abgetrennter Raum ausschließlich beruflich genutzt.
2. Arbeiten am Küchentisch, Wohnzimmer etc.: Keine steuerliche Anerkennung als Arbeitszimmer möglich.

Seit der Corona-Pandemie gibt es zusätzlich die Homeoffice-Pauschale, die unabhängig vom Vorliegen eines Arbeitszimmers greift.

Steuerliche Absetzbarkeit: Homeoffice vs. Betriebsstätte

1. Kostenabzug bei der Einkommensteuer

2. Homeoffice-Pauschale (ab 2023)

Seit 2023 gilt:
6 €/Tag, maximal 1.260 € im Jahr, wenn keine andere erste Tätigkeitsstätte vorhanden ist – auch ohne separates Arbeitszimmer.

Achtung: Diese Pauschale ersetzt nicht den echten Kostenabzug, sondern ist eine pauschale Steuererleichterung.

Umsatzsteuerliche Unterschiede

Auch umsatzsteuerlich gibt es Unterschiede:

• Betriebsstätte: Umsatzsteuer auf Miete fällt an, Vorsteuerabzug ist möglich.
• Homeoffice: Keine Umsatzsteuer auf die private Nutzung – kein Vorsteuerabzug, es sei denn das Zimmer wird dem Unternehmensvermögen zugeordnet.

Betriebsprüfung und steuerliches Risiko

Bei Betriebsstätten:

• Klar definierte Räume und Mietverträge sorgen für Transparenz.
• Betriebsprüfung vor Ort ist problemlos möglich.

Im Homeoffice:

• Strenge Kriterien durch das Finanzamt.
• Gefahr der Aberkennung bei Mischräumen.

Vorteile und Nachteile im Vergleich

Wann lohnt sich eine Betriebsstätte?

Eine Betriebsstätte lohnt sich steuerlich, wenn:

• Sie regelmäßig Kund:innen oder Geschäftspartner empfangen
• Mitarbeiter:innen beschäftigt werden
• Hohe Einrichtungskosten abgesetzt werden sollen
• Das Homeoffice nicht anerkannt wird

Tipp: Auch Coworking Spaces können unter Umständen als Betriebsstätte gelten, wenn sie regelmäßig genutzt und vertraglich gebunden sind.

Fazit: Betriebsstätte oder Homeoffice?

Die steuerliche Entscheidung hängt von Nutzung, Kosten und Finanzamt-Bedingungen ab:

• Für Freiberufler:innen mit klarem Arbeitszimmer kann Homeoffice sinnvoll sein.
• Für Unternehmen mit Team oder externem Kundenkontakt ist die Betriebsstätte meist vorteilhafter.

Häufige Fehler vermeiden

• Mischräume gelten steuerlich nicht als Arbeitszimmer.
• Private Mitnutzung führt oft zur steuerlichen Aberkennung.
• Doppelte Geltendmachung (Pauschale + Kosten) ist nicht erlaubt.

Steuerberatung zahlt sich aus

Die steuerlichen Regelungen sind komplex. Lassen Sie sich von einem qualifizierten Steuerberater begleiten, um alle Potenziale auszuschöpfen und Rückforderungen zu vermeiden.