Am Anfang wirkt es so simpel: Man nimmt den Quadratmeterpreis einer Bürofläche, multipliziert ihn mit der benötigten Größe und vergleicht die Summe mit einer monatlichen Coworking-Gebühr. In dieser reduzierten Betrachtung scheint das klassische Mietbüro manchmal die Nase vorn zu haben. Doch die Wahrheit liegt in der Total Cost of Ownership (TCO)—also in all den Kosten, die entstehen, bevor der erste Kaffee getrunken und lange nachdem der Schlüssel übergeben wurde. Rechnet man fair, gewinnt Coworking in den meisten Szenarien, besonders für kleine Teams und wachsende Unternehmen.
Stellen wir uns ein achtköpfiges Team vor, das in zentraler Lage starten will. Es sucht kein Prestigeobjekt, sondern einen funktionalen, angenehmen Arbeitsort. Bei einer traditionellen Anmietung kommt schnell einiges zusammen: Man braucht etwa 115 m² (inklusive Verkehrsflächen), zahlt sagen wir 14 €/m² kalt und rund 3,50 €/m² an Nebenkosten. Klingt machbar. Doch damit ist es nicht getan. Strom, Reinigung, Internet, Versicherungen, Reparaturen, Kaffee, Wasser, Verbrauchsmaterialien—alles will organisiert und bezahlt werden. Monatlich sind das in der Praxis schnell weitere 600–800 €. Und bevor überhaupt gearbeitet wird, fließen einmalig viele Tausender in Möbel, Netzwerk, kleinere Renovierungen, Meetingtechnik und Küche. Rechnen wir konservativ mit 19.500 € Capex. Dazu kommt eine Kaution, oft drei Kaltmieten, die liquide Mittel bindet, ohne Wert zu stiften.
Coworking als All-in-Lösung
Dem gegenüber steht ein Team-Office im Coworking. Der Einzug erfolgt binnen Tagen, nicht Monaten. Die Räume sind möbliert, das Netzwerk steht, die Meetingräume sind integrierbar, die Kaffeemaschine läuft bereits. Statt Capex schiebt man eine planbare Opex vor sich her: eine monatliche All-in-Gebühr, in der Strom, Internet, Reinigung und vieles mehr enthalten sind. Eine Kaution mag anfallen—oft nur eine Monatsgebühr—doch sie ist weit entfernt von den Summen, die die klassische Kaution verschluckt.
Rechenbeispiel mit klaren Zahlen
Zurück zu unserem Beispiel. Das eigene Büro summiert sich so: 115 m² × 14 € kalt ergeben 1.610 € im Monat, plus 115 m² × 3,50 € Nebenkosten (402,50 €) und etwa 700 € für Strom, Reinigung, Internet und Co. In Summe sind das rund 2.713 € pro Monat. Auf zwölf Monate gerechnet: 32.556 €. Nun der dickere Brocken: die 19.500 € Capex zu Beginn. Zusammengenommen liegen wir bei 52.056 € im ersten Jahr—ohne die Kaution von 4.830 €, die zusätzlich Kapital bindet.
Das Coworking-Team-Office? In unserem Szenario 2.000 € all-in im Monat. Über zwölf Monate 24.000 € und eine Kaution in Höhe einer Monatsgebühr. Die Differenz nach einem Jahr wirkt fast unverschämt klar: rund 28.000 € weniger reine Kosten und gut 30.000 € weniger gebundenes Kapital.
Liquidität schlägt Möbel: Opportunitätskosten
Natürlich, die Rechnung endet nicht bei den sichtbaren Zeilen. Es gibt die stille, aber wirkmächtige Kategorie der Opportunitätskosten. Jeder Euro, der in Möbel, Verkabelung und Kaution gefesselt wird, fehlt an anderer Stelle. Und genau hier glänzt Coworking: Es spart nicht nur nominelle Ausgaben, sondern verschiebt Investitionskraft dorthin, wo sie Rendite bringt. Für Startups und KMU, deren Realität Wachstumssprünge, Projektwellen und Teamwechsel sind, ist diese Liquidität überlebenswichtig.
Zeit ist Geld: Time-to-Start
Ein weiterer, oft übersehener Faktor ist die Zeit-zu-Start. Während im Eigenbüro Dienstleister koordiniert, Lieferketten verfolgt und Inbetriebnahmen geplant werden, sitzt das Team im Coworking bereits am Whiteboard. Jeder Monat Verzögerung kostet Produktivität, Fokus und oft auch Opportunitäten am Markt. In der TCO tauchen diese Posten als „indirekte Kosten“ auf—in der Praxis sind es genau die Wochen, die über den erfolgreichen Launch, den gewonnenen Pitch oder die verpasste Chance entscheiden.
Kultur entsteht nicht durch Eigentumstitel
„Aber wir brauchen unsere eigene Kultur“, lautet ein häufiger Einwand. Verständlich—nur ist er in modernen Coworking-Spaces längst bedacht. Team-Offices sind abtrennbar, lassen sich mit Branding, Farbkonzepten und Ritualen aufladen, ohne dass man sich um Ausbauverträge oder Restwertfragen kümmern muss. Kultur entsteht durch Menschen, Routinen und Geschichten—nicht durch den Eigentumstitel eines Schreibtischs. Die gemeinsam genutzten Bereiche liefern im Gegenteil zusätzliche Impulse: Serendipity-Momente an der Kaffeemaschine, kurze Gespräche, die zu Kooperationen werden, und Events, die frische Perspektiven ins Team tragen.
Sicherheit, Diskretion und die Praxis
Auch das Thema Sicherheit und Datenschutz ist pragmatischer, als es zunächst klingt. Elektronische Zutrittssysteme, Gäste-Policies, separierte Netze und buchbare Phone-Booths sind in hochwertigen Spaces Standard. Und falls sensible Gespräche anstehen, steht ein Meetingraum zur Verfügung, der genau dafür vorgesehen ist—ohne dass man selbst in Technik und Wartung investieren muss.
Der ehrliche Break-even
Bleibt die Frage nach dem Break-even: Gibt es Situationen, in denen das klassische Mietbüro über Jahre wirklich günstiger wird? Ja—aber sie sind seltener, als man denkt. Man bräuchte sehr geringe Anfangsinvestitionen (beispielsweise eine fast perfekte, möblierte Übernahme), eine lange, stabile Laufzeit ohne relevantes Wachstum und eine praktisch voll ausgelastete Fläche ohne Reserven. Selbst dann frisst die Unsicherheit von Indexmieten und Nebenkosten einen Teil des vermeintlichen Vorteils wieder auf. Für die meisten dynamischen Teams kippt die Gleichung zugunsten von Coworking, sobald der Headcount schwankt oder Projekte sich verschieben.
Ein kurzes Gedankenexperiment
Angenommen, unser Acht-Personen-Team plant mit 115 m². Drei Monate später reduziert ein Kunde sein Budget, das Team schrumpft kurzfristig auf sieben Köpfe. Im eigenen Büro bleiben Schreibtische leer, der Meetingraum steht häufiger ungenutzt, die Kosten laufen. Im Coworking genügt ein simples Downgrade: sechs Fix-Desks, ein Flex-Pass, leicht angepasstes Meetingkontingent—und die Ausgaben sinken im nächsten Monat. Diese Anpassungsfähigkeit ist nicht nur bequem, sie ist betriebswirtschaftlich ein messbarer Vorteil.
Coworking und eigenes Büro - Fazit: TCO ist mehr als Miete
Am Ende führt alles zu einem simplen Fazit: TCO ist mehr als Miete. Sie umfasst die Einrichtung, den laufenden Betrieb, die Geschwindigkeit ins Arbeiten zu kommen und die Option, flexibel zu reagieren. Coworking nimmt die teuren, trägen Blöcke aus der Gleichung und ersetzt sie durch planbare, variable Kosten. Wer Liquidität, Planbarkeit und Time-to-Value priorisiert, fährt damit im ersten Jahr fast immer günstiger—und bleibt auch darüber hinaus im Vorteil, solange sich Teams entwickeln und Märkte bewegen.
