Wer in letzter Zeit in moderne Unternehmen hineinschaut oder Bilder von angesagten Start-ups sieht, stößt unweigerlich auf locker gestaltete, äußerst wandelbare Arbeitsumgebungen. Gemeinsam genutzte Sitzgruppen, höhenverstellbare Schreibtische neben Lounge-Ecken, Besprechungsräume mit gemütlichen Sofas statt klassischer Konferenztische, sogar „Silent Rooms“ oder Telefonboxen für ungestörte Gespräche – all das gehört inzwischen zum Alltag vieler Firmen. Doch was steckt eigentlich hinter dem Begriff „flexible Büros“?
Früher galt häufig das klassische Großraumbüro als modern und zukunftsweisend. Dabei saßen möglichst viele Menschen in einem großen Raum, um Kommunikation und Austausch anzukurbeln. Bald zeigte sich jedoch, dass ungewollter Lärm und fehlende Privatsphäre das Konzept teilweise ad absurdum führten: Die Mitarbeitenden waren zwar alle „vereint“, aber nicht unbedingt zufriedener oder effizienter.
Mit der Zeit entstand daher der Wunsch, Büroräume passgenauer zu gestalten und Mitarbeiter:innen mehr Freiheit zu geben – so entstand die Idee flexibler, bedarfsorientierter Arbeitszonen.
Was macht „flexible Büros“ aus?
1. Verschiedene Zonen
Ein zentrales Merkmal von flexible Büros ist das Vorhandensein mehrerer Bereiche, die unterschiedliche Arbeitsformen unterstützen. Es gibt zum Beispiel:
- Kollaborationszonen, in denen Teams spontan zusammenkommen können.
- Fokus-Bereiche, die Ruhe und Konzentration ermöglichen.
- Kreativ-Bereiche mit Whiteboards, Moderationsmaterial und informellen Sitzgelegenheiten.
- Kommunikationsinseln, um schnelle Absprachen oder Telefonate zu erledigen.
2. Desk-Sharing und Activity-Based Working
In vielen Unternehmen bedeutet Flexibilität auch, dass Mitarbeitende nicht mehr an einen festen Schreibtisch gebunden sind. Stattdessen können sie sich je nach anstehender Aufgabe in den für sie geeigneten Bereich setzen. Dabei sind alle Arbeitsplätze in irgendeiner Form mit Laptop-Dockingstationen, Bildschirmen und verstellbaren Stühlen ausgestattet. So können die Angestellten schnell von konzentrierter Einzelarbeit zu gemeinsamer Projektarbeit wechseln.
3. Technologische Ausstattung
Ein flexibles Büro lebt von moderner Technologie: Laptops, Tablets, smarte Raumbuchungs- und Videokonferenzsysteme, digitale Whiteboards und High-Speed-WLAN sorgen dafür, dass man von (fast) überall produktiv sein kann. Ob im Homeoffice, in einer Cafeteria oder an einem kurzfristig gebuchten Projektraum – ein nahtloser Wechsel ist nur mit entsprechender digitaler Infrastruktur möglich.
4. Modulare Möbel und Raumkonzepte
Noch vor wenigen Jahren waren Büroräume mit starren Trennwänden und schweren, nicht bewegbaren Tischen versehen. Ein flexibles Büro setzt hingegen auf leichte, modulare Möbel, die sich rasch umstellen lassen, sowie auf Raum-in-Raum-Konzepte, die Telefonkabinen oder kleine Meetingboxen schaffen. So kann ein großer Bereich beispielsweise morgens der Teambesprechung dienen und nachmittags in einen offenen Coworking-Space umgewandelt werden.
Vorteile flexibler Arbeitsbereiche
Steigerung der Produktivität
Mitarbeitende können immer dort arbeiten, wo sie sich gerade am wohlsten fühlen – ob konzentriert alleine oder im regen Austausch mit dem Team. Dadurch steigt oft die Motivation und Effizienz.Förderung von Kreativität und Innovation
In abwechslungsreichen Umgebungen fällt es leichter, neue Ideen zu entwickeln. Wer zwischendurch den Platz wechselt oder auf anderen Flächen arbeitet, „denkt“ oft freier und bekommt frische Impulse von Kolleg:innen oder anderen Teams.Bessere Zusammenarbeit
Lange Wege entfallen, man trifft sich spontan – die Kommunikation wird einfacher. Gleichzeitig ermöglichen kleinere Rückzugsräume konzentrierte Meetings oder Telefonate.Attraktive Arbeitgebermarke
Unternehmen, die flexibel gestaltete Büros anbieten, gelten als modern und fortschrittlich. Viele Bewerber:innen achten heutzutage ganz genau auf die Arbeitsumgebung und legen Wert auf zeitgemäße Konzepte.
Herausforderungen im Alltag
- Organisationsaufwand: Das Desk-Sharing-Prinzip erfordert gute Planung: Wo liegen persönliche Gegenstände? Wie wird sichergestellt, dass genügend freie Plätze verfügbar sind?
- Lärm und Ablenkung: Nur weil es Zonen für konzentriertes Arbeiten gibt, heißt das nicht, dass diese stets frei oder wirklich leise sind. Klare Regeln und Rücksichtnahme sind essenziell.
- Technische Anforderungen: Ein funktionierendes WLAN, ausreichende Steckdosen, funktionale Raumbuchungssysteme – all das muss erst einmal eingerichtet und fortlaufend gepflegt werden.
- Kulturwandel: Nicht alle Mitarbeitenden sind von Natur aus begeistert, wenn sie plötzlich keinen eigenen Schreibtisch mehr haben. Ein gemeinsamer Lernprozess und ein entsprechendes Change Management sind deshalb unabdingbar.
Wie sieht die Zukunft aus?
Experten gehen davon aus, dass sich flexible Bürokonzepte weiter durchsetzen. Gerade in Zeiten von Homeoffice, hybriden Arbeitsmodellen und globalen Teams wird Flexibilität zum Wettbewerbsvorteil. Statt traditioneller Einzel- oder Großraumbüros werden wir zunehmend modulare und wandelbare Arbeitsumgebungen sehen, in denen Kommunikation und Kollaboration im Mittelpunkt stehen. Unternehmen investieren weiterhin in Technologien, die einen reibungslosen Wechsel zwischen Präsenz- und Remote-Arbeit ermöglichen – und in Raumkonzepte, die sich schnell an neue Anforderungen anpassen lassen.
Dabei wird es nicht nur um die Optik gehen, sondern auch um das Wohlbefinden der Mitarbeitenden: Ergonomische Möbel, gesundheitsfördernde Maßnahmen (z. B. ausreichend Tageslicht, Belüftung, Akustiksysteme) und flexible Arbeitszeitmodelle sind in vielen Branchen bereits Realität. Das klassische Büro als reine „Arbeitsstätte“ wird mehr und mehr zu einem Ort der Begegnung, des Austauschs und der Inspiration.
