Ein guter Kundentermin entscheidet selten nur über Sympathie – sondern über Struktur, Atmosphäre und Klarheit. Ein professioneller Meetingraum nimmt Ihnen dabei Stress ab: ruhige Umgebung, verlässliche Technik, klare Rahmenbedingungen. Diese Checkliste führt Sie von der Vorbereitung bis zum Follow-up – so, dass am Ende Entscheidungen stehen (und nicht „Wir melden uns“).

In 30 Sekunden: Was „perfekt“ wirklich heißt

Ein Kundentermin ist perfekt, wenn …

alle wissen, warum sie da sind (Ziel in 1 Satz),
der Raum reibungslos funktioniert (Technik, Setup, Atmosphäre),
und Sie am Ende nächste Schritte mit Verantwortlichen und Datum festhalten.

Zeitplan: T-48h bis T+2h

Inhaltsverzeichnis

T-48h: Ziel & Outcome festziehen (5 Minuten)

Ziel in 1 Satz: „Am Ende entscheiden wir über ___ / klären ___ / starten ___.“
Gewünschtes Ergebnis: Entscheidung, Kickoff, Angebot, Testphase, nächster Termin.
Teilnehmer & Rollen: Wer entscheidet? Wer liefert Input? Wer protokolliert?

T-24h: Einladung + Agenda (10 Minuten)

Agenda mit Timeboxes (nicht nur Themenliste)
Adresse/Anreise/Check-in klar
Materialien/Unterlagen vorab senden (falls nötig)

T-30 Min: Technik & Raum (15 Minuten)

Bildschirm/HDMI/USB-C testen, WLAN testen
Wasser/Gläser, Stifte, Notizfläche
Licht/Temperatur/Lüften

T-0: Start (die ersten 2 Minuten)

Ziel + Ablauf + gewünschtes Ergebnis bestätigen
„Was wäre für Sie heute ein gutes Ergebnis?“ (Mini-Alignment)

T+2h: Follow-up (10 Minuten)

Mail mit Zusammenfassung, Entscheidungen, To-dos, Deadlines
Nächsten Termin fixieren oder Deadline setzen

1) Raum & Setup: So wirkt es sofort professionell

Raumgröße & Sitzordnung

Faustregel: lieber 1–2 Plätze mehr als nötig (wirkt souverän).
Sitzordnung mit Absicht:
- Verkauf/Verhandlung: eher nebeneinander/über Eck statt „Konfrontation“ gegenüber.
- Workshop: U-Form oder Tischinseln, Blick aufs Whiteboard.
- Interview: leichte Schräge, angenehme Distanz, ruhiger Hintergrund.

Atmosphäre (die unterschätzten Conversion-Hebel)

Licht: hell, aber nicht blendend
Temperatur: „neutral“ (zu warm macht müde)
Geräusche: Ruhe ist ein Feature – nicht Luxus
Tischfläche: frei. Kein „Kabelsalat“, keine Werbeflyer-Flut.

2) Technik-Check: Damit nichts peinlich wird

Must-haves:

Bildschirm/TV/Beamer + ein funktionierender Anschluss
Adapter (HDMI/USB-C) oder alternative Verbindung
WLAN getestet (und Backup: Hotspot)
Präsentation offline (PDF-Version) dabei
Whiteboard/Flipchart + Marker, Post-its (wenn Workshop)

Profi-Tipp: Wenn Sie präsentieren: weniger Folien, mehr Gespräch. Folien sind Unterstützung – nicht der Termin.

3) Die 15-Minuten-vorher-Checkliste (zum Abhaken)

Raum

Technik

Bildschirm läuft
Anschluss/Adapter funktioniert
WLAN getestet
Backup-Plan (Hotspot / PDF) bereit

Gastfreundschaft

Wasser + Gläser
Stifte + Notizblätter
ggf. Kaffee/Tee (wenn verfügbar)
Empfang/Anleitung klar (wer holt ab? wo klingeln?)

Inhalt

Ziel in 1 Satz notiert
Agenda mit Zeitblöcken geöffne
„Entscheidungsfrage“ vorbereitet (Was muss heute entschieden werden?)

4) Start, der den Ton setzt (Mini-Moderationsskript)

Nutzen Sie diesen Einstieg – kurz, freundlich, fokussiert:

„Schön, dass Sie da sind. Damit wir Ihre Zeit optimal nutzen:
Mein Ziel für heute ist ___. Ich schlage folgenden Ablauf vor: ___ (3 Punkte).
Am Ende möchte ich mit Ihnen ___ festhalten.
Passt das so – und was wäre für Sie heute ein richtig gutes Ergebnis?“

Das wirkt ruhig, souverän und führt sofort zu Klarheit.

5) 3 Szenarien: So passen Sie den Termin perfekt an

Szenario A: Sales / Angebot finalisieren

Ziel: Entscheidung oder klarer nächster Schritt
Setup: über Eck sitzen, Bildschirm bereit
Agenda (60 Min):

0–5: Ziel/Outcome
5–20: Bedarf/Einwände klären
20–40: Lösung + 2–3 Kernbenefits
40–55: Preis/Scope/Timeline
55–60: Entscheidung/Next Steps

Stolperfalle: „Wir schicken Ihnen noch was.“
Fix: konkret: „Wenn wir uns einig sind, ist der nächste Schritt ___ bis ___.“

Szenario B: Projekt-Kickoff

Ziel: Scope, Rollen, Timeline, nächste Meilensteine
Setup: Whiteboard/Flipchart, Timeboxing
Must-have: sichtbare Liste „Offen / Entscheidungen / Nächste Schritte“

Stolperfalle: Alles wird diskutiert, nichts entschieden.
Fix: Parking Lot + „Heute entscheiden wir nur ___, ___, ___.“

Szenario C: Recruiting / Bewerbergespräch

Ziel: Vergleichbarkeit + klares Next Step
Setup: ruhiger Platz, keine Ablenkung, Notizblock
Struktur: 5 Minuten Warm-up, 30 Minuten Kernfragen, 10 Minuten Rollenklärung, 5 Minuten Next Steps.

Stolperfalle: „Unklare Rückmeldung.“
Fix: „Wir melden uns bis (Datum, Uhrzeit).“

6) 7 Fehler, die Kundentermine ruinieren (und wie Sie sie vermeiden)

Technik wird beim Kunden „live“ getestet
→ 15 Minuten vorher prüfen + Backup (PDF/Hotspot)
Keine Agenda, keine Timeboxes
→ 3–5 Punkte + Zeitblöcke, sichtbar im Raum
Ziel ist nur „mal sprechen“
→ Outcome definieren: Entscheidung? Kickoff? nächster Termin?
Zu viel reden, zu wenig fragen
→ Startfrage: „Was wäre heute ein gutes Ergebnis?“
Einwände werden vertagt
→ Einwände aktiv sammeln + priorisieren („Top 2 klären wir jetzt“)
Unruhige Sitzordnung/Umgebung
→ Ruhe + Blickachsen + Tisch frei = automatisch professioneller
Kein harter Abschluss
→ „Wer macht was bis wann?“ + Termin/Deadline festhalten

7) Copy-Paste-Vorlagen

A) Kalender-Einladung (Text)

Betreff: [Termin] [Thema] – [Datum, Uhrzeit]

Ort: [Adresse / Meetingraum / Etage / Hinweis zum Check-in]
Dauer: [xx Minuten]
Kontakt vor Ort: [Name, Telefon]

Agenda (kurz):
1) Ziel & aktueller Stand (5 Min)
2) [Kernpunkt 1] (xx Min)
3) [Kernpunkt 2] (xx Min)
4) Entscheidungen / nächste Schritte (10 Min)

Vorbereitung:
– Bitte bringen Sie mit: [Unterlagen/Infos]
– Optional: Vorabfragen: [1–2 Fragen]

B) Agenda-Template (60 Minuten)

0–5 Ankommen + Ziel/Outcome bestätigen
5–15 Kontext / Status / Erwartungen
15–40 Kernteil (2 Blöcke à 12–13 Minuten)
40–50 Einwände / offene Punkte
50–60 Entscheidungen + Next Steps (Wer/Was/Bis wann)

C) Follow-up-E-Mail (kurz & wirksam)

Betreff: Zusammenfassung unseres Termins vom [Datum] – nächste Schritte

Hallo [Name],

danke für das Gespräch. Hier die wichtigsten Punkte:

Entscheidungen:
– [Entscheidung 1]
– [Entscheidung 2]

Offene Punkte:
– [Offen 1] (Klärung durch: ___ bis ___)

Nächste Schritte:
1) [To-do] – Verantwortlich: ___ – bis: ___
2) [To-do] – Verantwortlich: ___ – bis: ___

Vorschlag für Follow-up:
– [Datum/Uhrzeit] oder alternativ [Option 2]

Viele Grüße
[Name]

Fazit zum perfekten Kundentermin im Meetingraum

Wenn Sie regelmäßig Kundentermine haben, lohnt es sich, dafür einen Rahmen zu wählen, der Ruhe, Technik und Professionalität automatisch mitbringt – statt improvisiert im Café oder zwischen Tür und Angel. Ein guter Meetingraum sorgt dafür, dass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: das Gespräch und die Entscheidung.